طلب المستندات المعززة وتتبّعها (قائمة المستندات المُقدَّمة من العميل)

ثلاث طرق لإصدار طلب مستند معزّز#

1. من صفّ ضمن جدول العينة — تُعبَّأ بيانات المنشأة، وفترة التقرير، ومرجع المعاملة تلقائياً عند فتح الطلب؛ وهو الخيار الأنسب عند تنفيذ عينات الأقسام 3 و4 و5 و6 و7.
2. من وحدة الإجراءات المتفق عليها — يُلجَأ إليه عندما يستلزم إجراء بعينه مستنداً إضافياً، كخطاب إقرار الإدارة المطلوب للإجراء 3(ج).
3. قائمة المستندات المُقدَّمة من العميل (مُجمَّعة في بداية الارتباط) — يُرفَع ملف بصيغة Excel يتضمّن المستندات المتوقَّعة، ليستعرضها العميل في صورة قائمة تحقّق موحَّدة.

بنية الطلب الواحد#

• العنوان (نحو: "قسيمة راتب — الموظف رقم 0042 — مارس 2024") — تُعتمَد صياغةٌ موجَزة ودقيقة لا تحتمل اللبس.
• الوصف — يُحدَّد فيه نوع المستند المطلوب، وأي ضوابط لإخفاء البيانات الحساسة عند الرفع.
• السجل المرتبط (صفٌّ ضمن جدول العينة، أو إجراءٌ متفق عليه، أو معرّف مورد) — يُتاح الانتقال إليه تلقائياً فور قبول المراجع للرد.
• المُكلَّف بالردّ — يُسنَد الطلب افتراضياً إلى المسؤول عن القسم المعنيّ ضمن فريق العميل.
• تاريخ الاستحقاق — يتلقّى العميل تذكيرات آلية على فترات متتابعة: قبل ثلاثة أيام، وقبل يوم واحد، وفي يوم الاستحقاق، وبعد ثلاثة أيام من تجاوزه، وجميعها قابلة للضبط.

مراحل دورة حياة الطلب#